Epe verleent omgevingsvergunningen in de helft van wettelijke doorlooptijd

Wat heeft het opgeleverd?

• Maximale doorlooptijd omgevingsvergunning van 8 naar 4 weken. Minder dan 3 weken blijkt mogelijk.
• Vergunningverlening Bouwen werd uitgevoerd met 4,5 fte, dat is nu 2.5 fte. Gemeente besteedt gemiddeld 10 uur aan een product (was 15 uur).
• Toegenomen kwaliteit verleende vergunningen, onder meer door integrale werkwijze en focus op kwaliteit.
• Werkwijze wordt als pilot uitgevoerd bij Omgevingsdienst Veluwe en IJssel, waaraan Epe deelneemt.

Wat is de aanleiding?

Voor de invoering van de Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) in oktober 2010 kende de gemeente Epe een doorlooptijd van het vergunningenproces van ongeveer 15 weken. De nieuwe wettelijk termijn van de Wabo was acht weken. Reden voor de lange termijn voor het verlenen van een omgevingsvergunning was dat veel vakdisciplines vaak moeten afstemmen en taken moeten overdragen aan interne en externe adviseurs. Dat is tijdrovend. In diezelfde periode besloot de gemeente Epe alle werkprocessen drastisch te verbeteren. Ook het Wabo-proces is opnieuw onder de loep genomen en dit keer met een heldere doelstelling: terugdringen van de doorlooptijd met 50 procent, zodat burgers en bedrijven weken eerder aan de slag kunnen met hun voorgenomen project.

Wat hebben ze gedaan?

De betrokken medewerkers zijn eerst getraind in de lean-principes. Een verbeterteam van vergunningverleners, handhavers en adviseurs, heeft in ruim één dag het Wabo-proces in kaart gebracht. De dag daarna heeft hetzelfde team het Wabo-proces opnieuw ontworpen, met zo min mogelijk wachttijden en overdrachten en ondersteund door een eenvoudig systeem. Bij iedere stap in het proces is stilgestaan bij de waarde die deze aan de klant levert. Vervolgens is een centrale werkruimte – het werkplein - geïntroduceerd, waarin de aanvragen zoveel mogelijk in één keer door een Wabo-team worden verwerkt. Externe adviseurs kunnen naar de centrale ruimte komen. Medewerkers zijn niet langer verantwoordelijk voor het gehele proces, maar voor stappen in het proces. Hierdoor ontstaat gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het resultaat.

In drie actieweken daarna heeft het herontwerp letterlijk vorm gekregen. Zo is de standaard werkwijze gemaakt, is de centrale werkruimte volledig ingericht en zijn hulpmiddelen ontwikkeld voor het bewaken van het werkproces. Alle producten/vergunningen zijn overzichtelijk - gerangschikt per stap in het proces - in kasten op het werkplein opgeborgen. Op dit werkplein is in één opslag te zien waar een product in de procedure zit en welke bijzonderheden er eventueel zijn. Adviseurs/vergunningverleners werken aan één dossier tegelijk en het dossier zelf blijft op het werkplein.

Adviseurs/vergunningverleners doen niet alleen de hele procedure, maar ook stappen ervan. Dat vermindert de kwetsbaarheid en verhoogt de snelheid. Daarnaast is hierdoor een clean-desk voor de medewerkers gerealiseerd en is de werkstress enorm gedaald doordat vergunningverleners niet meer (gemiddeld) 40 procedures tegelijkertijd hoeven te bewaken.

Wat heeft het aan inspanning en investering gekost?

De belangrijkste investering was tijd. Het verbeterteam heeft 15 dagen gewerkt aan de procesverbetering. Begeleiding van Odintakt kostte € 34.000,- (excl. BTW en reiskosten) en aan de inrichting van het fysieke werkplein is zo’n € 25.000 uitgegeven.