Thumb_onderzoek_0_667px

Epe verleent omgevingsvergunningen in de helft van wettelijke doorlooptijd

9 juli 2013

3 minuten

Nieuws Het lukt de gemeente Epe om aanvragen voor omgevingsvergunningen binnen maximaal 4 weken verlenen, terwijl de wettelijk toegestane doorlooptijd 8 weken telt. De gemeente heeft het werkproces lean ingericht. Bij Omgevingsdienst Veluwe en IJssel, die het vergunningverleningsproces van de gemeente overneemt, is een pilot gestart om de werkwijze van Epe over te nemen.

Wat heeft het opgeleverd?

  • Maximale doorlooptijd omgevingsvergunning van 8 naar 4 weken. Minder dan 3 weken blijkt mogelijk.
  • Vergunningverlening Bouwen werd uitgevoerd met 4,5 fte, dat is nu 2.5 fte. Gemeente besteedt gemiddeld 10 uur aan een product (was 15 uur).
  • Toegenomen kwaliteit verleende vergunningen, onder meer door integrale werkwijze en focus op kwaliteit.
  • Werkwijze wordt als pilot uitgevoerd bij Omgevingsdienst Veluwe en IJssel, waaraan Epe deelneemt.

Wat is de aanleiding?

Voor de invoering van de Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) in oktober 2010 kende de gemeente Epe een doorlooptijd van het vergunningenproces van ongeveer 15 weken. De nieuwe wettelijk termijn van de Wabo was acht weken. Reden voor de lange termijn voor het verlenen van een omgevingsvergunning was dat veel vakdisciplines vaak moeten afstemmen en taken moeten overdragen aan interne en externe adviseurs. Dat is tijdrovend. In diezelfde periode besloot de gemeente Epe alle werkprocessen drastisch te verbeteren. Ook het Wabo-proces is opnieuw onder de loep genomen en dit keer met een heldere doelstelling: terugdringen van de doorlooptijd met 50 procent, zodat burgers en bedrijven weken eerder aan de slag kunnen met hun voorgenomen project.

Wat hebben ze gedaan?

De betrokken medewerkers zijn eerst getraind in de lean-principes. Een verbeterteam van vergunningverleners, handhavers en adviseurs, heeft in ruim één dag het Wabo-proces in kaart gebracht. De dag daarna heeft hetzelfde team het Wabo-proces opnieuw ontworpen, met zo min mogelijk wachttijden en overdrachten en ondersteund door een eenvoudig systeem. Bij iedere stap in het proces is stilgestaan bij de waarde die deze aan de klant levert. Vervolgens is een centrale werkruimte – het werkplein - geïntroduceerd, waarin de aanvragen zoveel mogelijk in één keer door een Wabo-team worden verwerkt. Externe adviseurs kunnen naar de centrale ruimte komen. Medewerkers zijn niet langer verantwoordelijk voor het gehele proces, maar voor stappen in het proces. Hierdoor ontstaat gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het resultaat.

In drie actieweken daarna heeft het herontwerp letterlijk vorm gekregen. Zo is de standaard werkwijze gemaakt, is de centrale werkruimte volledig ingericht en zijn hulpmiddelen ontwikkeld voor het bewaken van het werkproces. Alle producten/vergunningen zijn overzichtelijk - gerangschikt per stap in het proces - in kasten op het werkplein opgeborgen. Op dit werkplein is in één opslag te zien waar een product in de procedure zit en welke bijzonderheden er eventueel zijn. Adviseurs/vergunningverleners werken aan één dossier tegelijk en het dossier zelf blijft op het werkplein.

Adviseurs/vergunningverleners doen niet alleen de hele procedure, maar ook stappen ervan. Dat vermindert de kwetsbaarheid en verhoogt de snelheid. Daarnaast is hierdoor een clean-desk voor de medewerkers gerealiseerd en is de werkstress enorm gedaald doordat vergunningverleners niet meer (gemiddeld) 40 procedures tegelijkertijd hoeven te bewaken.

Wat heeft het aan inspanning en investering gekost?

De belangrijkste investering was tijd. Het verbeterteam heeft 15 dagen gewerkt aan de procesverbetering. Begeleiding van Odintakt kostte € 34.000,- (excl. BTW en reiskosten) en aan de inrichting van het fysieke werkplein is zo’n € 25.000 uitgegeven.


Cover: ‘Thumb_onderzoek_0_667px’



Meest recent

Ellen van Bueren Column Cover door Esther Dijkstra (bron: Esther Dijkstra)

Boodschap burgemeesters voor de Europese verkiezingen wordt niet gehoord

Volgens columnist Ellen van Bueren krijgen lokale stedelijke opgaven te weinig aandacht in de Europese verkiezingscampagnes. En dat is volgens haar een gemiste kans.

Opinie

27 mei 2024

Graffiti in Gent door Jesus Barroso (bron: Shutterstock)

Creatieve betonnen speeltuin wijkt voor placemaking, zo gaat dat in Gent

Placemaking kan helpen om een nieuw gebied op de kaart te zetten maar Bart Popken ontdekte het in Gent dat het ook eerdere creatieve activiteiten kan verdrijven. Het draagt daarmee net zo hard bij aan gentrificatie en grotere tegenstellingen.

Casus

27 mei 2024

Wembley stadion in Londen door FedericoCangiano (bron: Shutterstock)

Het grote vlaggenschip, dit leert Feyenoord City ons over aanjagers en vertragers in gebiedsontwikkeling

De vervlechting van aanjagers met gebiedsontwikkeling creëert zowel kansen als risico’s, zo laten Wouter Jan Verheul en collega-onderzoekers van Arcadis zien met hun onderzoek naar Feyenoord City. Wat kunnen we hiervan opsteken?

Uitgelicht
Analyse

24 mei 2024