Gooi de participatieladder uit het raam – dit zijn de echte voorwaarden voor samenwerking

Samen een oplossing vinden voor een vraagstuk is lastig. Samenwerken is niet makkelijk. Je spreekt misschien niet dezelfde taal, het is onduidelijk welke afspraken er zijn over de samenwerking, belangen staan in de weg of je hebt onderling gewoon geen klik.

Allergie

Niettemin staat er één ding als paal boven water: de gemeente (of breder, de overheid) kan niet alleen invulling geven aan grote opgaven zoals de energietransitie, de verandering naar een circulaire economie, het herstellen van de biodiversiteit of de aanpassing aan klimaatverandering, zaken die naast mobiliteit, wonen en recreëren ook een claim leggen op de ruimte. Overheden, organisaties en bedrijven willen en moeten daarom (beter) samenwerken met de samenleving om de leefomgeving op een manier in te richten die toekomstbestendig en duurzaam is.

De hiervoor benodigde participatie wordt te pas en te onpas door bestuur, raad of gemeentelijke organisatie benoemd als ‘een belangrijk onderwerp’. Het heeft zo al menig mens de nodige allergie gegeven voor het concept. Om de participatie concreet te maken, wordt in veel gevallen de participatieladder gebruikt door gemeenten. Het idee achter deze ladder is dat participatie het doel heeft van informeren, adviseren tot en met co-creëren.

De participatieladder is hiermee gemeengoed geworden. Alleen zien wij dat die ladder ons in de praktijk beperkt. De treden van de lader redeneren vanuit eenmalige participatie-acties. Gooi daarom de participatieladder het raam uit en ga voor een toekomstbestendige oplossing. Want door participatie als project te benaderen, en niet als proces, blijft het gaan om eenmalige acties. Zie daarom de treden van de ladder als vormen van participatie die je continue inzet in de samenwerking. Zo investeer je blijvend in de relatie tussen overheid en samenleving.

Vier uitdagingen

In vakliteratuur wordt voor de realisatie van goede samenwerking gesproken van vier uitdagingen: de decision, change, political en cultural challenge. Aan de hand van deze voorwaarden en onze praktijkervaring leggen we uit welke uitdagingen en kansen er zijn om een participatietraject – en daarmee goede samenwerking met de betrokkenen op het vraagstuk – te professionaliseren.

1. Decision - een eerlijk en duidelijk beslissingsproces
Soms is nog onduidelijk hoe een proces precies gaat verlopen. Bedenk dat samenwerken beter gaat wanneer de ander weet wat zij van jou kan verwachten. De basiscommunicatie over het beslissingsproces en het vervolg op orde hebben is een must have om participatie met stakeholders en inwoners effectief op te zetten.

Het belang van de juiste interactie spreekt voor zich. De communicatie moet inzichtelijk en motiverend zijn. Denk dan aan begrijpelijke teksten, beeld en/of ludieke acties voor bewustwording over het vraagstuk. Zorg bijvoorbeeld dat makkelijk te vinden is hoe je betrokken kunt worden. Verstrek ook informatie die nodig is om mee te kunnen praten, zodat je op een gelijkwaardige manier met elkaar kan samenwerken. Deel tot slot hoe de participatie is georganiseerd.

2. Change - een visie op strategie, tactisch, operationeel en de samenhang daartussen
Een participatievraagstuk is geen losstaand vraagstuk. We leven in een wereld waarin alles met elkaar samenhangt, meer dan ooit. Een logisch en consistent verhaal dat samenhangt op strategisch, tactisch en operationeel niveau is van belang. Wees je er daarbij constant van bewust dat het vraagstuk vrijwel altijd in relatie staat tot andere thematieken.

We zien dat de Omgevingswet helpt met het ordenen en structureren van de types vraagstukken en hiervoor instrumenten aanbiedt. Welke plek bijvoorbeeld de energietransitie krijgt in verhouding tot andere opgaven staat in de omgevingsvisie van de gemeente. Een logisch consistent verhaal wat navolgbaar is voor alle stakeholders en de samenleving is van belang om van visie tot uitvoering te komen. Alleen zo krijg je echte verandering die je voor ogen hebt voor elkaar.

3. Political - continu zicht op belangen, wensen en zorgen
Een participatietraject start met een stakeholdersanalyse en een belangenanalyse. Je wilt niet alleen weten met wie je te maken hebt, maar ook wat hun belangen, wensen en zorgen zijn op het vraagstuk. Kijk daarbij verder dan de organisatie die een persoon vertegenwoordigt. Heb oog voor de persoon door stil te staan bij hoe zij of hij denkt over verandering. Denk dan aan personen die pas zullen veranderen en meewerken als je rekening houdt met hun eigen belang.

Maar wat we ook zien is dat stakeholders gaandeweg het traject van belang kunnen veranderen. Er kunnen daardoor andere dilemma’s ontstaan of de samenhang tussen stakeholders, belangen en dilemma’s kan veranderen. Het continue herijken van je stakeholderanalyse zorgt voor een fris en relevant inzicht in de belangen, dilemma’s en de samenhang ertussen.

4. Cultural - doen wat je zegt en handelen naar wat nodig is
Je gaat in gesprek met een enthousiaste inwoner die een idee heeft en je wilt graag samenwerken, maar er wordt daarbij eigenlijk te veel gevraagd van de inwoner. Of je belooft een verslag van een overleg, maar wanneer dat verslag komt is onduidelijk. In de praktijk zijn de houding en instelling die de organisatie heeft niet altijd in lijn met wat een participatietraject van haar vraagt. Bewust zijn van de houding en cultuur van je organisatie waar het handelen op gebaseerd is, is een eerste stap in het verbeteren van doen wat je zegt en handelen naar wat nodig is.