Goede proces en gedragsafspraken: sleutel voor meer flexibiliteit, zekerheid en kwaliteit bij langjarige samenwerkingen

Een belangrijk thema tijdens deze bijeenkomst was: Hoe organiseer ik als opdrachtgever een langjarige relatie met de markt t.a.v. mijn bouwopgave en welke afspraken horen daarbij?

Michel Klijn, Advocaat en Partner van Houthoff Buruma en als aanbestedings-expert betrokken (geweest) bij diverse PPS projecten, geeft in een ‘vraag-antwoord’ zijn visie op dit thema.

1) Hoe kun je als opdrachtgever flexibiliteit inbouwen bij vaste langjarige afspraken (wetende dat de wereld er morgen al anders uit kan zien)?

“Ik zou onderscheid willen maken tussen ‘bekende onzekerheden’ en ‘onbekende onzekerheden’. Een voorbeeld van de eerste categorie is bijvoorbeeld extra ruimtebehoefte of een andere functie-indeling binnen een gebouw in de toekomst. Wanneer en hoeveel een dergelijke flexibiliteit vereist zal zijn, is bij het aangaan van het contract nog niet bekend. Maar de kans dat dit optreedt, is erg groot. Over dergelijke onzekerheden kunnen relatief eenvoudig afspraken worden gemaakt. De tweede categorie is lastiger. Denk bijvoorbeeld aan een eventuele toepassing van technologische innovaties die nu nog niet bestaan en zelfs ondenkbaar zijn. Het is lastig daarover in een contract concrete afspraken te maken. Maar dat wil niet zeggen dat niets geregeld kan worden. Het is in dergelijke situaties met name van belang terug te kunnen vallen op goede proces- en gedragsafspraken aan de voorkant. Hoe ga je met elkaar om, welke stappen doorloop je samen op weg naar een oplossing, welke houding en gedrag vertoon je daarbij en welk gedrag juist niet? Daarin ligt mijns inziens de sleutel voor het inbouwen van goede langjarige afspraken met het oog op flexibiliteit, zekerheid en kwaliteit”.

2) Hoe besteed je je projecten het beste aan/hoe ziet zo’n selectieprocedure er dan uit?

“Zeker bij langjarige contracten waarbij opdrachtgever en opdrachtnemer ook na de realisatie van het project aan elkaar verbonden blijven (via meerjarig onderhoud en/of exploitatie) is het vermogen van de opdrachtnemer om samen te kunnen werken net zo belangrijk als de technische kennis en ervaring van het bouwen zelf. Misschien nog wel veel belangrijker. Naar mijn mening moet bij het aanbesteden van PPS-projecten dan ook meer aandacht komen te liggen bij vaardigheden als samenwerken, communicatie, proactiviteit, probleemoplossend vermogen en dergelijke. Het aanbestedingsrecht biedt daar ook de ruimte toe. Dergelijke vaardigheden kunnen aan bod komen bij toepassing van geschiktheidseisen en selectiecriteria, maar kunnen ook worden meegenomen in de gunningscriteria. De concurrentiegerichte dialoog, maar ook – zeker na inwerkingtreding van de nieuwe Aanbestedingswet – de onderhandelingsprocedure zijn daarvoor prima geschikt”.

3) Wat zijn de grootste fouten/valkuilen die men nog steeds of onnodig maakt of waar men mee te maken heeft?

“We zien nog te vaak dat bij (PPS-)projecten feitelijk uitsluitend op prijs wordt gegund, ook al wordt er soms een EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving)-etiket opgeplakt. Daarnaast worden nog altijd die risico’s bij de markt neergelegd, die juist beter en zelfs goedkoper door de opdrachtgever zelf beheerst hadden kunnen worden. Ook zie ik nog regelmatig dat plafondbedragen worden gebruikt, die eigenlijk te krap zijn voor het gevraagde. Je kunt geen Mercedes S-klasse krijgen voor de prijs van een Volkswagen Golf”

Workshops juridische do’s en don’ts voor succesvolle aanbesteding van PPS projecten
PPS Netwerk Nederland organiseert doorlopend workshops waar de juridische do’s en don’ts voor succesvolle PPS aanbestedingen met u worden doorlopen. Bent u als regionale opdrachtgever geïnteresseerd in een workshop dan kunt u zich kosteloos hiervoor aanmelden door een email te sturen naar laura.vellekoop@ppsnetwerk.nl Vervolgens nemen wij met u contact op om e.e.a. verder met u af te stemmen.

Bron: PPS Netwerk Nederland, 9 maart 2016

Zie ook:

- Campus in transitie