Smart Campus Tools zijn alle soorten technologie die helpen om het ruimtegebruik op de universiteitscampus te monitoren. Denk bijvoorbeeld aan Mapiq, waarmee in de TU Delft Library werkplekken met sensoren zijn uitgerust, zodat studenten realtime kunnen zien welke plaatsen nog beschikbaar zijn.

Dat is niet alleen handig voor studenten, maar het levert ook nuttige informatie op voor vastgoedmanagers. Zij proberen namelijk zo goed mogelijk de behoeften van de gebruikers af te stemmen op het vastgoed. Omdat Nederlandse universiteiten vaak eigenaar zijn van het vastgoed op de campus, lijkt dat wellicht relatief eenvoudig. Maar Nederlandse universiteiten kampen met toenemende aantallen studenten. Dat roept de belangrijke vraag op bij de vastgoedmanagers: hebben we voldoende ruimte om al deze mensen te huisvesten? Wanneer besluit je om bij te bouwen? En bovendien: welke informatie is nodig om die beslissing te kunnen maken?

Daadwerkelijk ruimtegebruik

Tijdens zijn afstuderen bij de mastertrack Management in the Built Environment werkte Bart Valks al samen met zijn latere co-promotor Monique Arkesteijn. Hij werkte aan een casus over de voorkeuren van gebruikers van collegezalen, en maakte een model waarbij de voorkeuren werden gekoppeld aan de eigenschappen van de ruimten. Dat vond hij zo gaaf, dat hij bij de vastgoedafdeling Campus & Real Estate van de TU Delft aan de slag ging en op zoek ging naar financiering voor vervolgonderzoek.

Valks: “De koppeling van voorkeuren van gebruikers en het beschikbare vastgoed was het startpunt. Samen met hoogleraar Publiek Vastgoed Alexandra den Heijer heb ik bij het gezamenlijk overleg van de facilitair managers van de Nederlandse universiteiten een onderzoeksagenda gepresenteerd. Daaruit bleek dat iedereen interesse had in meer informatie over het ruimtegebruik: niet alleen het gewenste ruimtegebruik, maar juist ook het daadwerkelijke ruimtegebruik. Kan dat met slimmer meten beter in kaart worden gebracht? Pratende met deze groep opdrachtgevers is zo het onderzoek voor mijn proefschrift ontstaan.”

Voor gebruikers én managers

Het uiteindelijke onderzoek 'Smart Campus Tools: Technologies to support campus users and campus managers' bestaat uit twee delen. “Ik ben eerst bij alle Nederlandse universiteiten langs geweest voor een verkenning”, vertelt Valks. “Ik heb vooral gekeken naar de Smart Campus Tools die al werden gebruikt. Het jaar erna heb ik dat gebruik vergeleken met internationale universiteiten en andere bedrijven. De eerste twee jaar lag de nadruk daarmee op de productmatige kant. Want hoe werkt de technologie en hoe kan die echt meerwaarde bieden? Hoe kan de informatie die daaruit volgt bijdragen aan het besluitvormingsproces?”

In het tweede deel van het onderzoek heeft Valks zich gericht op die proceskant van Smart Campus Tools. Vanuit het perspectief van campusmanagement heeft hij een dashboard ontwikkeld, met zowel informatie uit de Smart Campus Tools als reeds beschikbare informatie. “Als je beslissingen wil kunnen nemen over het bouwen of afstoten van vastgoed, dan wil je niet alleen weten hoe de ruimtes worden gebruikt. Het draait dan ook om bijvoorbeeld het energieverbruik en de onderhoudskosten van een ruimte."

Met interviews en workshops onderzocht hij wat de informatiebehoeftes zijn van vastgoedmanagers. Het resultaat is een methode waarmee dashboards op maat kunnen worden gemaakt voor de vastgoedmanager van een universiteitscampus. Daarbij komt alle informatie bij elkaar: het daadwerkelijk ruimtegebruik, de kosten, de beschikbare vierkante meters, enzovoort. Zo kunnen de Smart Campus Tools ook echt worden ingezet om universiteitsvastgoed beter te beheren.

Valks: “Je ziet vaak dat dit soort nieuwe technologieën blijven steken in de pilotfase. Daarna is het zaak om de technologie echt een plek te geven binnen de bestaande processen. In mijn onderzoek heb ik dat gedaan voor besluitvormingsprocessen over campus-strategieën. De dashboards zijn daar een antwoord op, maar het onderwerp heeft nog veel meer potentie.”