Participatie: hoe eerder, des te beter

Participatie gaat een steeds belangrijkere rol spelen in ruimtelijke processen. Of het nu gaat om een gebiedsontwikkeling van 3 of 300 woningen, er wordt verwacht dat de omgeving erbij wordt betrokken. Deze verwachting komt grotendeels door de nieuwe omgevingswet die op 1 januari 2023 in werking treedt. Vanaf dat moment is het verplicht omwonenden, gebruikers en andere belanghebbenden in een vroeg stadium te betrekken bij je project - nog vóór de aanvraag van een Omgevingsvergunning.

Valse start

Of de wet nu daadwerkelijk in werking treedt of niet (we houden een slag om de arm want we wachten er tenslotte al een paar jaar op), wij geloven dat participatie blijft. Mensen worden mondiger en willen meedenken over de eigen leefomgeving. Bovendien zorgt het voor een gedragen plan, en dat heeft drie grote voordelen:

1. Vooraf participeren is achteraf minder procederen
2. Als je het participatieproces goed aanpakt, wordt het plan beter omdat je gebruik kunt maken van the wisdom of the crowd. Andere inzichten maken het plan beter
3. Hoe scherper je het participatieproces voor ogen hebt, hoe groter de kans dat je je vergunning snel binnen hebt (want hier letten gemeenten op)

Maar hoe krijg je een succésvol participatieproces? Dat begint bij het helder krijgen van ieders verwachting. Hebben we het over hetzelfde? Waar staan we volgens iedereen? Dit lijkt en is misschien een kleine stap, maar het is wel een heel belangrijke. Als ontwikkelaar heb je bijvoorbeeld een ontwerp klaarliggen voor een locatie, dus je wil het liefst morgen gaan bouwen. De gemeente wil echter dat de omgeving eerst wordt betrokken en heeft nog een paar uitgangspunten waarover zij in gesprek wil. De omgeving zelf weet nog van niets, maar rekent erop dat ze kunnen meedenken. Dan liggen de verwachtingen dus niet op één lijn. Deze valse start zorgt vroeg of laat voor problemen in het proces.

Gespreksstarter

Deze situatie waarbij de verwachtingen uiteen liggen hebben wij als bureau vaak meegemaakt. Daarom hebben we onderzoek gedaan onder tientallen gemeentes of en in hoeverre zij voorbereid zijn op participatie. Op basis van de resultaten hebben we de Participatiemeter ontwikkeld, met daarin een gele curve die laat zien in welke planfase welk participatieniveau het beste is toe te passen.

Participatie is voor bijna iedereen nieuw. Daarom moet je de participatiemeter vooral zien als een gespreksstarter. In het gesprek beantwoorden alle deelnemers drie vragen:

1. Waar staan we in het proces?
2. Welke vorm van participatie is gewenst?
3. Over welke onderwerpen moet gesproken worden?

De antwoorden vormen een stip op de grafiek. Hoe meer betrokkenen de meter invullen, hoe duidelijker het wordt hoe iedereen tegen het proces aankijkt én of het participatieniveau realistisch is bij de planfase. Door met het hele projectteam de meter in te vullen zodra het over participatie gaat, komt een mogelijk verschil in inzicht of komen uiteenlopende verwachtingen snel naar boven. De participatiemeter brengt een gesprek op gang dat zonder het invullen van de meter waarschijnlijk niet had plaatsgevonden.

Verwachtingsmanagement

Een voorbeeld. In bovenstaande grafiek zie je dat partij A denkt dat het proces zich in de initiatieffase bevindt en verwacht hierbij een participatieniveau ‘inspreken’ terwijl partij B denkt dat het project in de nazorgfase zit en hier het participatieniveau ‘zelfbestuur’ bij verwacht. De derde partij, partij C, denkt dat het project in de ontwerpfase is en wil hierbij participatieniveau ‘raadplegen’ hanteren. Een gesprek lijkt noodzakelijk om de verwachtingen op één lijn te krijgen.

De participatiemeter kan ook het inzicht geven dat het gewenste participatieniveau niet past bij de planfase waarin het project zich bevindt. Vaak is dat zo wanneer participatie in een te laat stadium wordt geïntroduceerd. Het kan zijn dat de ontwikkelaar een stap terug moet doen in het proces, om de ruimte te geven aan het participatieproces. Dit is niet altijd leuk, omdat het project al een stukje verder is en je mogelijk moet terugkomen op gemaakte keuzes.

Goud waard

Ons onderzoek onder gemeenten toont een paar dingen aan. Ten eerste blijkt dat wanneer de verwachtingen te ver uit elkaar liggen, het proces niet goed van start kan gaan. Het is van belang eerst de verwachtingen op één lijn te brengen voor het proces met de omgeving daadwerkelijk van start gaat.

Ten tweede blijkt dat wanneer bij de start van een project de verwachtingen ver uit elkaar liggen, mensen in eerste instantie schrikken en dit zien als een probleem. Maar deze constatering helpt juist om het proces te verbeteren door niet met verschillende verwachtingen het proces in te gaan. Wanneer de verschillende verwachtingen later in het proces pas boven water komen, is dit vaak al te laat en zijn er al conflicten die het project in gevaar kunnen brengen.

Ten derde blijkt dat het in kaart brengen van de verwachtingen rondom participatie ook tijdens een rommelig proces kan worden ingezet om het proces recht te trekken. Wanneer er verder in het proces duidelijk wordt dat de verwachtingen ver uit elkaar liggen, kan dit voor problemen zorgen binnen het projectteam. Door bijvoorbeeld de participatiemeter in te vullen en de verwachtingen kenbaar te maken, maak je het bespreekbaar en ontstaat de kans om de neuzen alsnog dezelfde kant op te krijgen.

Ons advies is daarom: meet de participatie op meerdere momenten tijdens het proces in, maar vooral bij de start. Een goede kick-off is goud waard.