platform voor kennis, nieuws en debat
platform voor kennis, nieuws en debat
Artikel

Samenwerking verbeteren? Dit zijn de knoppen voor interventies

Samenwerking verbeteren? Dit zijn de knoppen voor interventies

18048331968_b814566117_k

27 nov 2018 - Wat kun je doen om een samenwerking te laten slagen? Volgens Edwin Kaats van adviesbureau Common Eye zijn er vijf domeinen voor interventies: ambitie, belangen, relatie, organisatie en proces. De organisatieadviseur legt uit hoe je in de praktijk van gebiedsontwikkeling aan deze knoppen kunt draaien.

“Vaak is het samenwerken omdat je moet, niet omdat je wil”, vertelt Kaats in oktober tijdens zijn deelsessie van de programmadag Stedelijke Transitie in Ede. “En je moet wel samenwerken bij gebiedstransformaties. Want alleen lukt het niet.” De wereld van stedelijke transformatie vergt volgens Kaats een complexe samenwerking. “Het is kiezen voor een wederzijdse afhankelijkheid, terwijl we gewend zijn om vooral onze eigen gang te gaan. Maar als je in een samenwerking stapt, moet je accepteren dat je niet meer volledig eigen beslissingen kunt nemen.”

Daarbij komt bij dit soort complexe materie ook regelmatig spraakverwarring voor. “We denken over hetzelfde te praten, maar dat doen we vaak niet. In elke gemeente hebben termen nét andere betekenissen, maar ook binnen de eigen organisatie heerst soms verwarring over wat een bepaalde term precies inhoudt.”

Een oplossing voor de spraakverwarring en de wederzijdse afhankelijkheid, ligt volgens de organisatieadviseur in het mutual gain-denken. “Dan praat en onderhandel je met elkaar om te bepalen hoe beiden kunnen winnen, en niet dat de ene wint en de ander verliest. In zo’n mutual gain moet je ook dezelfde taal spreken om elkaar te kunnen begrijpen. Dat houdt in dat de verschillende partijen elkaar moeten waarderen en begrip moeten hebben voor elkaars belangen.”

B + C + D = een goede samenwerkingsbasis
Kaats ziet vijf domeinen waarop je interventies kunt doen voor de samenwerking. “Het gaat om een gedeelde ambitie creëren, recht doen aan ieders belangen, een constructieve dialoog ontwikkelen, de samenwerking professioneel organiseren en het proces betekenisvol vormgeven.”

Afbeelding 1 De samenhangende zienswijze voor samenwerking van Common Eye

De samenhangende zienswijze voor samenwerking van Common Eye

Ambitie staat volgens Kaats centraal, omdat de samenwerking een doel heeft. “Maar je moet ook oog hebben voor de ambities van de partners. In hoeverre deel je die en welke eigen ambities zijn relevant voor de samenwerking? Een goede gezamenlijke ambitie zorgt dat iedereen individueel én gezamenlijk beter wordt van de samenwerking.” Ook zijn harde afspraken over tijd, geld en kennis nodig om tot echte verbondenheid te komen, en niet te blijven hangen in mooie beloften. “Een goede ambitie verleidt, daagt uit en legt vast dat partijen de samenwerkingsafspraken echt uitvoeren. Ambitie is Belofte plus Commitment en Doen. Ofwel: A = B + C + D. Veel samenwerkingsverbanden vallen door de mand doordat B, C of D ontbreekt.” 

In het verlengde van de ambitie liggen de belangen. “De motor onder je samenwerking”, volgens Kaats. En daarover is helderheid nodig. “Gebiedstransformatie is de gedeelde ambitie, maar waarom is dat voor jouw organisatie belangrijk?” Die beweegreden expliciet benoemen, zorgt volgens Kaats voor helderheid. Wel vraagt dit om een verdiepend gesprek, voorbij het proclameren van de eigen standpunten.

Tijd voor koffie
Bij een samenwerking overstijg je het individuele niveau en neem je tegelijk alle partijen in het proces mee. Voor een goede samenwerking moeten al die partijen goed aan bod komen. Hoe kun je dus de relatie optimaliseren en in balans brengen? Volgens Kaats gaat het vooral om kijken naar de elementen macht, leiderschap en conflict. “Wie heeft het voor het zeggen? Wie heeft welke rol? En hoe ga je om met meningsverschillen? Werken aan onderling vertrouwen is hierbij belangrijk. Bouw speciale momenten in om te werken aan de samenwerking, ook omdat je elkaar niet dagelijks bij de koffieautomaat ziet.”

Om dat proces te optimaliseren, zijn ook spelregels nodig. “Zorg voor een professionele organisatie. Deze creëert meteen daadkracht en vertrouwen naar elkaar toe, maar ook bij de eigen achterban”, aldus Kaats. Een professionele organisatie leg je vast aan de hand van een aantal minimumvoorwaarden: wie bepaalt wat, wie doet wat en wie hoort erbij? 

Verder is het belangrijk dat de persoon die op regelmatige basis het proces evalueert, met ingebouwde momenten aan de relatie werkt om de organisatie verder te optimaliseren. “We adviseren om elke drie maanden te evalueren”, zegt Kaats. “Zo heb je een belangrijke thermometer voor de samenwerking in handen. We weten ook wel dat organisaties hiervoor in de praktijk vaak geen tijd nemen. Maar gaat het niet goed met de samenwerking? Dan zien wij vaak dat er te weinig koffie samen is gedronken. Plan dus daarvoor tijd in.”

Cover: ”Wonderlijke Borrel” (CC BY-SA 2.0) by szwerink

Dit artikel verscheen eerder op stedelijketransformatie.nl. Common Eye heeft over hun blik op een goede samenwerking de speciale uitgave Een Common Eye op samenwerken (pdf, 7,2 MB) ontwikkeld. Hierin staan de vijf domeinen van interventie uitvoerig beschreven, inclusief kansen voor verbetering.

Dit nieuwsbericht is geschreven naar aanleiding van de programmabijeenkomst van Stedelijke Transformatie. De komende tijd werkt het programma Stedelijke Transformatie verder aan concrete vraagstukken binnen gebiedstransformaties. Dat doen we samen met de gemeenten en marktpartijen die zijn aangesloten bij het programma Stedelijke Transformatie. Wilt u meedoen? Meld dan uw binnenstedelijk gebiedstransformatieproject aan voor dit meerjarig programma. Meer informatie is te vinden op deze link. Of u kunt het tweede jaarcongres van het programma op 14 februari 2019 bezoeken. Meer informatie daarover is te vinden in deze link.

Auteur

Maarten Hoorn
Maarten Hoorn

Projectleider Platform31

Bekijk alle artikelen
Blijf op de hoogte